· Ivan Blatter · Fokussieren · 21 Minuten
Die bekanntesten Zeitmanagement-Methoden und wie du sie einsetzt
Ich habe die gängigsten Methoden hier einmal zusammengefasst und zeige dir damit einen Weg durch den Methoden-Dschungel im Zeitmanagement.
Grundsätzlich gilt:
Ein gutes Zeitmanagement findet im Kopf statt. Wenn es hier nicht stimmt, hilft keine Methode und keine App.
Es gilt auch:
Methoden rund um ein gutes Zeitmanagement gibt es wie Sand am Meer und es kommen immer neue dazu. Es ist ratsam, die Methode für sich zu wählen, die für einen richtig ist. Der Hut muss zum Kopf passen, sozusagen.
Je nach deinem Typ, Umfeld und Herausforderung ist eine andere Methode angesagt. Manchmal braucht es ein ganzes System, manchmal braucht es aber auch gar nicht so viel, um deiner Performance einen zusätzlichen Schub zu geben. Manchmal reicht nämlich schon nur eine Inspiration aus einer Methode.
Genauso gehe ich übrigens auch vor. So habe ich für meinen Focus Booster die besten Tipps aus dutzenden Methoden zusammengesetzt, mit meiner Erfahrung aus vielen Seminaren, Webinaren und Personal Trainings gewürzt und dann in ein schlüssiges System gegossen.
Ich habe die gängigsten Methoden hier einmal zusammengefasst und zeige dir damit einen Weg durch den Methoden-Dschungel im Zeitmanagement.
© Sabine Vogt
Teil 1 zum Hören:
Teil 2 zum Hören:
Möchtest du gezielt zu einer Methode springen? Hier ist das Inhaltsverzeichnis:
Bevor es losgeht, noch ein kleiner Hinweis:
*Affiliatelinks/Werbelinks: Ich verlinke auf einige Bücher bei Amazon in diesem Artikel. Die Links sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, d.h. es handelt sich um sogenannte Affiliate-Links. Wenn du auf so einen Affiliate-Link klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.
10-10-10
Die 10-10-10-Methode ist eine Methode, um Entscheidungen zu treffen. Da Entscheidungen die Basis eines guten Zeitmanagements sind, passt sie hier trotzdem sehr gut hin.
Die Methode geht zurück auf Suzy Welch (die Frau des berühmt-berüchtigten Managers Jack Welch) und besagt:
Willst du eine Entscheidung treffen, dann stell dir drei Fragen:
- Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten?
- In 10 Monaten?
- In 10 Jahren?
Diese drei Zeitabschnitte helfen dir, Distanz zur Entscheidung zu bekommen, also die Entscheidung auch auf einer Art Meta-Ebene zu betrachten.
Genau das kannst du auch mit deinen Aufgaben tun. Planst du deinen Tag, dann nimm dir Aufgaben vor, die eine große und positive Auswirkung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben.
OK, 10 Jahre ist vielleicht übertrieben, doch du siehst den Sinn der Methode.
Umgekehrt kannst du dich natürlich gegen eine Aufgabe oder Aktivität entscheiden, weil sie dir vielleicht in 10 Minuten etwas bringt, aber danach die Wirkung verpufft ist.
Zum Beispiel ziellos im Internet surfen. Das bringt dir jetzt ein wenig Spaß, doch nichts mehr. Da wäre es doch geschickter, ein paar Artikel auf meiner Seite zu lesen, denn die können auch noch etwas in 10 Monaten oder 10 Jahren bewirken. :-)
Suzy Welch hat übrigens ein Buch über ihre 10-10-10-Methode geschrieben. Du findest es hier.*
Die 10-10-10-Methode eignet sich vor allem dafür, Entscheidungen leichter zu treffen, denn sie bietet dir Kriterien, um die Konsequenzen einer Entscheidung abzuschätzen und abzuwägen. Du kannst sie aber auch zur Beurteilung von Aufgaben umsetzen.
Sie ist eher für rationale Menschen geeignet, die eine gute Vorstellungskraft haben.
High Value Activities
High Value Activities sind Aufgaben mit sehr hohem Wert. „Wert“ im Sinne von Wirkung, aber durchaus auch „Wert“ im Sinne von Euro. Schließlich ist es ja überhaupt nicht unanständig, mit seinem Business Geld verdienen zu wollen.
Um herauszufinden, welches die High Value Activities in deinem Business sind, kannst du dir eine Pyramide vorstellen.
- Auf der untersten Ebene sind Aufgaben, die absolut keinen Wert haben oder bringen. Leider ist das auch die breiteste Ebene. Es gibt unendlich viele Aktivitäten, die nichts bringen. Zeitfresser, Fluchtaktivitäten und solche Dinge. Beispiele? Zappen beim Fernsehen. Oder ziellos im Internet surfen.
- Dann gibt es Aktivitäten, die haben oder bringen einen sehr geringen Wert. Die bringen dir nicht viel, sie generieren auch kaum Umsatz. Diese bilden die nächste Ebene, die schon ein wenig schmaler ist. Das sind auch häufig Zeitfresser. Viele E-Mails gehören dazu. Oder vielleicht hast du deine ganzen Steuergeschichten ausgelagert. Die müssen zwar sein, aber schaffen keinen oder nur einen geringen Wert in deinem Business.
- Ab der nächsten Ebene wird es dann interessant. Hier sind nämlich die Aktivitäten, die einen hohen Wert haben oder bringen, zumindest kurz- bis mittelfristig. Diese Ebene ist wiederum ein wenig schmaler.
Wenn ich beispielsweise eine Marketing-Aktion lanciere und dadurch meinen Umsatz hochfahren kann, dann hat das sicher einen hohen Wert für mich und mein Business. Oder wenn ich mich mit Kollegen und Geschäftspartnern vernetze, dann hat das kurz- bis mittelfristig einen hohen Wert für mich. Oder wenn ich gute Pausen mache. - Dann gibt es noch die Spitze der Pyramide, die sehr schmal ist. Das sind die wenigen Aktivitäten, die langfristig einen hohen bis sehr hohen Wert haben oder bringen. Genau das sind dann die sog. High Value Activities, die dich und/oder dein Business langfristig nach vorwärts bringen.
Ein Beispiel: Das Erstellen einen neues Produktes oder das Schreiben eines Buches. Beides mag dir kurzfristig nicht so viel Wert bringen, doch mittel- bis langfristig sind solche Dinge Gold wert.
Mit dieser Pyramide hast du einen Maßstab für dein Handeln, nämlich: Wie hoch ist der Wert, den eine Tätigkeit meinem Business bringt?
Die Erfahrung zeigt uns leider, dass die Aufgaben der untersten beiden Ebenen einfach so kommen. Wie ungebetene Gäste. Die sind einfach plötzlich da und wir reagieren darauf.
Um auf die beiden oberen Ebenen zu kommen, müssen wir aktiv, proaktiv werden. Tätigkeiten mit hohem Wert sind nicht einfach plötzlich da, sondern du musst sie dir schaffen, du musst dich für sie entscheiden, du musst dir aktiv und bewusst überlegen, was das in deinem Fall ist.
Das Konzept der High Value Activities hilft dir, deine Arbeit und deine Aufgaben zu beurteilen. Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix nutzt die Pyramide ein eindeutiges Kriterium für die Beurteilung. Du könntest sogar neben die Ebenen einen (fiktiven) Euro-Wert setzen (z.B. 1 EUR, 10 EUR, 1000 EUR und 10’000 EUR), um das Konzept noch greifbarer zu machen.
Das Konzept eignet sich, um Prioritäten zu setzen und damit zu entscheiden, was in deinem Business wirklich wichtig ist.
25’000 Dollar-Methode
Diese Methode geht auf eine Geschichte zurück, die sich zwischen dem Unternehmer Charles Schwab und dem Berater Ivy Lee abgespielt haben soll. Lee bot Schwab nämlich an, ihm zu zeigen, wie er seine Zeit besser managen kann. Dafür wollte er genau das Honorar, das Schwab angemessen schien.
Um es kurz zu machen: Der eine Tipp von Lee war Schwab 25’000 Dollar wert – ein Vermögen zu der Zeit, als sich die Geschichte abgespielt haben soll (zu Beginn des 20. Jahrhunderts).
Eigentlich ist diese Geschichte spannender als die Methode an sich. Denn die Methode besagt lediglich dies:
- Schreib all deine Aufgaben für den kommenden Tag auf.
- Sortiere sie nach Priorität.
- Beginn dann am nächsten Tag sofort mit der wichtigsten Aufgabe.
- Ist sie erledigt, überprüfe deine Prioritäten. Vielleicht sind neue Aufgaben hinzugekommen oder die Reihenfolge hat sich geändert.
- Mach dann mit der neuen wichtigsten Aufgabe weiter.
- Wiederhole den Prozess bis die Liste abgearbeitet oder Feierabend ist.
Vielleicht schaffst du nicht die ganze Liste, doch du hast dich den ganzen Tag mit der jeweils wichtigsten Aufgabe beschäftigt. Das ist alles.
Viele von uns tun das schon unbewusst. Bei der Methode geht es darum, konsequent und vor allem immer wieder bewusst zu schauen, was ansteht und wirklich Priorität hat.
Die Methode eignet sich besonders dann, wenn du ein relativ abgeschloßenes Arbeitsfeld hast, wo nicht ständig neue Aufgaben auf dich zukommen. Es ist eine Methode der Priorisierung im guten Sinne, denn du wägst die Aufgaben gegeneinander ab und bestimmst jeweils die wichtigste.
Die Jerry Seinfeld-Methode
Jerry Seinfeld ist ein berühmter Comedian in den USA. Er sagt, dass er jeden Tag einen Witz schreibe.
Mit einer sehr einfachen und visuellen Methode sorgt er dafür, dass er das auch tatsächlich tut. Er hat nämlich einen ganz normalen Jahreskalender an der Wand hängen. Schreibt er einen Witz, kreuzt er den Tag ab. Mit der Zeit entsteht so eine Kette an Kreuzen.
Der Trick dabei: Hat er keine Lust, einen Witz zu schreiben, schaut er sich die Kette an und fragt sich, ob er jetzt wirklich seine Kette aus Kreuzen unterbrechen will. Je länger die Kette schon ist, desto eher springt er über seinen Schatten und schreibt einen Witz, selbst wenn er eigentlich gar nicht mag.
Viele Apps für dein Smartphone nehmen diese Idee übrigens auf (z.B. diese für iPhone oder diese für Android), allerdings ist die Wirkung stärker, wenn du deine Kette immer vor dir an der Wand siehst.
Diese Methode funktioniert bei allem, was wir regelmäßig tun wollen oder sollten. Sei es Sport, genug trinken, ein Buch schreiben oder täglich den Posteingang leeren. Sie sorgt für einen zusätzlichen Schub an Motivation, wenn wir eigentlich keine Lust dazu haben.
Die Jerry-Seinfeld-Methode ist eine sehr visuelle Methode.
Die Not-To-do-Liste
In jedem Zeitmanagement-Training geht es ja auch um die To-do-Liste. Sich für etwas zu entscheiden heißt, sich gegen viele andere Dinge zu entscheiden. Die Not-To-do-Liste beginnt quasi auf der anderen Seite, nämlich bei den Dingen und Aufgaben, die du nicht (mehr) tun möchtest.
Erfolgreiche und hochproduktive Menschen entscheiden sich häufig nicht nur für die Dinge, die sie wollen, sondern genauso bewusst auch gegen viele Dinge, die sie nicht mehr wollen. Sie analysieren, was sie können, wo ihre Stärken liegen und was sie lieber bleiben lassen. Praktisch immer haben sie eine klare Vorstellung, wohin sie wollen und welche Ziele sie erreichen möchten.
Alles, was sie daran hindern könnte, wird dann bewusst gestrichen und vermieden. Das betrifft nicht nur Aufgaben, sondern häufig auch Gewohnheiten, die uns von den Zielen ablenken.
Genau diese gehören auf die Not-To-do-Liste. Schreib dir mal auf, was du ab sofort nicht mehr tun willst. Häufig sind das natürlich schlechte Gewohnheiten, doch eine Not-To-do-Liste kann dir auch helfen zu erkennen, was du delegieren oder outsourcen möchtest oder könntest.
Die Not-To-do-Liste hilft dir, Klarheit bei deiner Arbeit zu finden und bewusst einige Dinge nicht mehr zu tun.
Sie wirkt auf einer allgemeinen Ebene und besonders gegen schlechte Gewohnheiten.
60-60-30
60-60-30 ist ein Arbeitsrhythmus, der unserem natürlichen Biorhythmus gut entspricht. Es ist der Wechsel von Anpassung und Entspannung, von hoch-fokussierter Arbeit und Erholung.
- Die erste 60 steht für 55 Minuten hoch-fokussierte Arbeit und 5 Minuten Pause. Hier kannst du dir ruhig eine High Value Activity vornehmen. Überleg dir vorher, was du in den 55 Minuten tun willst, schalte alle Unterbrechungen und Ablenkungen aus und leg dann los. Mach nach genau 55 Minuten 5 Minuten echte Pause (aufstehen, dich strecken oder dehnen, ein Glas Wasser trinken usw.).
- Die zweite 60 steht nochmals für hoch-fokussierte Arbeit. Auch hier: Überleg dir vorher, was du tun willst und schalte alle Unterbrechungen aus.
- Die 30 steht dann für eine Pause. Hier gilt wie vorher: Überleg dir vorher, was du in der Pause machen könntest und was dir maximale Erholung bringt. Beispiele: ein Nickerchen, eine kurze Sport- oder Bewegungseinheit, Klavier spielen etc.
Gelingt es dir, einen oder zwei solcher 60-60-30-Blöcke in deinen Tag unterzubringen, wirst du mit Meilenstiefeln vorwärts kommen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, bereits nach „nur“ zwei Stunden 30 Minuten Pause zuzulassen. Die Pause ist aber essentiell bei dieser Methode!
60-60-30 eignet sich für Menschen, die viel Gestaltungsspielraum haben und sich ihre Zeit mehr oder weniger frei einteilen können. Hast du eher kleinteilige Aufgaben oder wirst du häufig unterbrochen, dann eignet sich eher die Pomodoro-Technik für dich.
60-60-30 ist eine Art, deine Zeit einzuteilen, die dem natürlichen Biorhythmus entspricht und dafür sorgt, dass du den ganzen Tag über genug Energie hast.
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik versucht einen ähnlichen Wechsel zwischen Arbeit und Entspannung wie der 60-60-30-Rhythmus. Bei Pomodoro sind allerdings die Zeiteinheiten kürzer. So funktioniert’s:
- Schreib alle Aufgaben auf, die du im kommenden Block erledigen möchtest.
- Stell einen Timer auf genau 25 Minuten.
- Arbeite während diesen 25 Minuten fokussiert an der Aufgabe.
- Wenn der Timer klingelt, mach ein Kreuz neben der Aufgabe.
- Mach dann genau fünf Minuten Pause.
- Mach 20-30 Minuten Pause nach vier Pomodori.
Natürlich ist auch eine Kombination von beiden Rhythmen möglich, z.B. am Vormittag einen 60-60-30-Block, am Nachmittag dann Pomodoro.
Die Pomodoro-Technik eignet sich besonders dann, wenn du eher kleinteilige Aufgaben hast oder dich nicht für einen 60-60-30-Block komplett zurückziehen kannst.
Auch die Pomodoro-Technik hilft dir, Blöcke hoch-fokussierter Arbeit im Wechsel mit smart gesetzten Pausen einzurichten. Damit bleibt dein Energie-Level während des ganzen Tages hoch.
Die Energiekurve
Du kennst bestimmt die Schlafrhythmen. Jede Nacht durchlaufen wir mehrfach ca. 90-minütige Zyklen vom Leicht- in den Tiefschlaf, dann in die REM-Phase und zurück.
Auch tagsüber sind wir demselben Rhythmus unterworfen. Wir sind mehrfach Energie-Hochs und -Tiefs sowie Zwischenhochs und -tiefs unterworfen.
Ganz intuitiv beachtest du diesen Rhythmus schon. So kümmerst du dich z.B. um schwierige Aufgaben am Vormittag (falls du ein Morgenmensch bist), weil du dann mehr Power hast. Oder vielleicht eher am späteren Nachmittag, falls du ein Nachtmensch bist.
Daran kannst du anknüpfen. Frag dich mal während 2-3 Tagen zu jeder vollen Stunde, wie viel Power du momentan auf einer Skala von 1 bis 10 hast und halte den Wert fest. Daraus kannst du dann deine Energie-Kurve zeichnen. Das ist natürlich eine völlig subjektive Messung, doch sie genügt für unsere Zwecke.
Wenn du weißt, wie deine Energieverteilung über den Tag so ist, kannst du deine Aufgaben entsprechend planen:
- Nutze deine Hochs: Nutze deine Energiehochs für wichtige Aufgaben, die dir eher schwer fallen.
- Schütze deine Tiefs: Hast du keine Power mehr, ist das ein deutliches Zeichen deines Körper, dass du jetzt unbedingt eine Pause brauchst. Versuch nicht, das Tief mit Kaffee oder anderen Aufputschmitteln künstlich zu vertreiben, sondern gib deinem Körper, was er jetzt braucht: eine Pause.
Beachten wir unseren natürlichen Rhythmus bei der Einteilung unserer Arbeit (soweit wie möglich), können wir damit ganz neue Ebenen an Produktivität erreichen. Ich glaube, hier liegt ein riesiges Potential verborgen, das wir selten wirklich ausschöpfen.
Beachtest du deine Energiekurve, nutzt du deine Hochs und schützt deine Tiefs, kannst du massiv mehr erreichen und hast abends trotzdem noch genug Energie für Familie, Freunde und Hobbys.
Mehr zu diesem Thema kannst du hier nachlesen.
Personal Kanban
Kanban ist ursprünglich eine Methode im Produktionsprozess. Inzwischen wurde sie auf viele andere Bereiche angewendet, wo ein agiles Vorgehen (d.h. hohe Flexibilität und Anpassungsmöglichkeit) Sinn macht.
So natürlich auch im Zeitmanagement. Die schlichteste Form arbeitet mit einem Whiteboard, das in drei Spalten unterteilt ist. Die erste Spalte ist mit „To do“ (oder „zu erledigen“) betitelt, die zweite mit „Doing“ (oder „in Arbeit“) und die dritte mit „Done“ (oder „erledigt“). Fertig.
Jetzt schreibst du einfach all deine Aufgaben auf Post-its und hängst sie in die entsprechende Spalte. So hast du immer die perfekte Übersicht über deine Arbeit.
Natürlich kannst du Personal Kanban auch digital umsetzen. Besonders eignen sich dafür Meistertask, das altbekannte Trello oder auch Asana.
Personal Kanban hilft dir, die Übersicht im wahrsten Sinne des Wortes zu behalten. Denn so siehst du auf einen Blick alle Aufgaben geordnet nach Status.
Personal Kanban ist besonders in einem sehr agilen Umfeld und für visuell denkende Menschen geeignet.
The One Minute To-do List
Michael Linenberger hat die Idee des Personal Kanban aufgenommen und sie weiterentwickelt für die Aufgabenverwaltung. Er erklärt seine Methode zusammengefasst in seinem kostenlosen E-Book oder einem sehr lesenswerten „richtigen“ Buch*.
Michael Linenberger orientiert sich an Personal Kanban, aber benennt die Spalten anders:
- 1. Spalte: Critical Now (oder „Heute“): Hier stehen die Aufgaben, die du um jeden Preis heute erledigen musst – selbst wenn du bis um 22 Uhr im Büro bleiben musst.
- 2. Spalte: Opportunity Now (oder „Demnächst“): Hier kommen die Aufgaben hin, die du in den nächsten 7-10 Tagen erledigen musst oder möchtest. In dieser Spalte dürfen höchsten 20 Aufgaben stehen.
- 3. Spalte: Over the Horizon (oder „Später“): Alle anderen Aufgaben landen hier.
Das ist das Grundgerüst der Methode. Michael Linenberger hat noch ein paar Feinheiten eingebaut (z.B. wie häufig man die einzelnen Spalten durchsieht oder welche weiteren Spalten je nachdem noch nützlich sein könnten), doch bereits mit diesem Grundgerüst hast du den perfekten Überblick über deine Aufgaben und gleichzeitig eine schlichte Form der Planung eingebaut.
Über diese Methode habe ich etwas ausführlicher in meinem Artikel über die Tagesplanung geschrieben.
The One Minute To-do List trägt den Namen zurecht. Sie ist sehr schnell erklärt und kann ohne Aufwand umgesetzt werden. Sie hilft dir, die Übersicht zu bewahren und deine Zeit grob zu planen. Damit lässt sie dir die nötige Flexibilität.
The One Minute To-do List ist besonders für visuelle Menschen geeignet, die in einem dynamischen, agilen Umfeld arbeiten.
Getting Things Done (GTD)
Keine Auflistung bekannter Methoden ohne Getting Things Done (GTD). GTD von David Allen ist eine der ausgereiftesten und durchdachtesten Methoden, die es gibt.
Gleichzeitig ist sie nicht besonders leicht zu vermitteln, denn eigentlich muss man schon das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte verstehen zu können.
David Allen versucht das in seinem bekannten Buch (auf deutsch* oder englisch*), ich habe vor vielen Jahren auf dieser Seite eine Einführungsserie geschrieben.
GTD ist eine Methode in fünf Schritten, die alle streng von einander geteilt sind:
- Erfassen: Hier geht es darum, alles Unerledigte aus dem Kopf zu bringen und zu erfassen.
- Durcharbeiten: In einem davon getrennten Schritt, arbeitest du dann die gesammelten unerledigten Dinge nach einem fest definierten Prozess ab. Durcharbeiten heißt dabei nicht unbedingt erledigen, sondern eher an die richtige Stelle einsortieren.
- Organisieren: Alle unerledigten Dinge werden dann schön organisiert in Aufgabenlisten mit diversen Kategorien. GTD spricht hier von Kontexten, d.h. in welchem Kontext muss ich mich befinden, um eine Aufgabe erledigen zu können. Auf den Aufgabenlisten stehen auch nicht Aufgaben im herkömmlichen Sinn, sondern immer der nächste notwendige Handlungsschritt (also nicht „Steuererklärung ausfüllen“, sondern „Belege zusammensuchen“, „Steuerformular herunterladen“ usw.).
- Durchsicht und Pflege: Baut man ein so umfangreiches System wie GTD auf, braucht es eine regelmäßige Durchsicht, damit das System schön sauber läuft. Dafür sorgt der Wochenrückblick.
- Erledigen: Nicht ganz unwesentlich. :-) GTD plant nicht, sondern entscheidet spontan, um was du dich jetzt kümmern solltest. Dafür gibt es vier Kriterien, mit denen du im Ausschlussverfahren genau auf die optimale Aufgabe für jetzt kommst. Die Kriterien sind (in dieser Reihenfolge!): Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie, Wichtigkeit.
Der Versuch, GTD auf wenigen Zeilen zu umschreiben, wird der Methode sicherlich nicht gerecht und ist sogar ein wenig waghalsig. GTD ist eine aufwändige, sehr strukturierte Methode, die jedoch garantieren kann, dass du nichts vergisst, wenn du dich streng an die fünf Schritte und die Prozesse hältst.
Bist du ein sehr logisch denkender und strukturierter Mensch (ein „Linkshirnler“), dann kann es sich für dich lohnen, GTD etwas genauer anzusehen.
Eat the frog
Diese Methode lehnt sich an ein Zitat an, das Mark Twain zugeschrieben wird:
Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
(etwa: „Iss morgens als erstes einen lebendigen Frosch und nichts Schlimmeres kann dir während des restlichen Tages passieren.“)
Mit anderen Worten: Kümmere dich um das Schlimmste so früh wie möglich, dann hast du’s hinter dir und es kann nur besser werden.
Die Methode wurde dann vom großen Brian Tracy in seinem Buch* aufgenommen und bekannt gemacht.
Eigentlich ist die Methode nichts anderes als das, was ich von meiner Mutter immer zu hören bekam: „Mach zuerst die Hausaufgaben, danach kannst du spielen.“
„Eat the frog“ ist eine formalisiertere Version dieser Weisheit unserer Eltern. Am besten wählst du bereits am Abend vorher, welchen Frosch du am nächsten Tag als erstes verspeisen möchtest, also welche unangenehme Aufgabe du angehen willst. Diese Entscheidung wird dann am nächsten Morgen nicht mehr hinterfragt, sondern es geht darum, sie auch wirklich zu erledigen. Lass dich nicht ablenken, konzentriere dich auf den Frosch und erledige ihn. Danach darfst du ruhig stolz auf dich sein und dieses Gefühl mit in den restlichen Tag nehmen.
„Eat the frog“ ist eine Möglichkeit, unangenehme oder aufgeschobene Aufgaben anzugehen. Morgens haben wir meistens noch genug Kraft und Disziplin, sie wirklich anzugehen. Am Nachmittag oder am Abend wirst du das kaum mehr schaffen, außer die Deadline ist schon sehr, sehr nahe.
Damit eignet sich „Eat the frog“, wenn du nicht ins Handeln kommst oder ungeliebte Aufgaben endlich angehen musst.
Die Eisenhower-Matrix
Ein Klassiker im Zeitmanagement. Die Eisenhower-Matrix unterscheidet nach dringend-nicht dringend und wichtig-nicht wichtig. Alle Aufgaben lassen sich in eines der vier Felder einordnen, die sich ergeben, wenn man sich das aufzeichnet.
- Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollte sie weggelassen werden.
- Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann sollte sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden.
- Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie unbedingt eingeplant werden, damit sie nicht im Alltagslärm untergeht.
- Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann muss sie so bald wie möglich erledigt werden.
Diese vier Felder hängen natürlich zusammen. Kümmerst du dich frühzeitig um wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, werden sie nicht zu Feuerwehrübungen, also nicht zu wichtigen und dringenden Aufgaben. Verplemperst du deine Zeit mit unwichtigen Aufgaben, fehlt dir diese Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Usw.
Die Eisenhower-Matrix eignet sich gut, um zu erkennen, welche Aufgaben du unbedingt einplanen solltest. Sie hilft dir außerdem, immer wieder mal inne zu halten und deine Arbeitsweise zu hinterfragen.
Sie ist eher ein abstraktes Konzept, das du im Hinterkopf behalten kannst, um dich und deine Arbeit immer wieder zu hinterfragen.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist auch unter dem Namen „80/20-Prinzip“ bekannt. Es besagt, dass du mit 20 Prozent des Aufwandes bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kannst. Um die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, brauchst du wiederum 80 Prozent des Aufwandes.
Bei diesem Prinzip besteht die Herausforderung darin, die entscheidenden 20 Prozent des Aufwandes identifizieren zu können. Besonders bei neuen Aufgaben und Projekten ist das relativ schwierig.
Gleichzeitig ist das Pareto-Prinzip ein Hilfsmittel gegen Perfektionismus. Häufig reichen nämlich bereits 80 Prozent des Ergebnisses, um den Chef oder den Kunden zufrieden zu stellen.
- Überleg dir vorher, wie viel Prozent du liefern musst. Es gibt natürlich Aufgaben, die perfekt sein müssen. Etwa wenn du Herzchirurg, Statiker oder Buchhalter bist. Das gilt aber nicht für all deine Aufgaben.
- Überleg dir dann, welches die wichtigsten Schritte sind, um zu diesem Ergebnis zu kommen. Das sind dann Aufgaben mit Hebelwirkung.
Nebenbei bemerkt: Ob das Verhältnis 80:20 oder 90:10 oder 85:33 ist, spielt keine Rolle. Die beiden Zahlen müssen sich auch nicht genau auf 100 addieren. Es kann ja durchaus sein, dass du mit 33 Prozent des Aufwandes bereits 92 Prozent des Ergebnisses erreichst. Wichtig ist nur das Prinzip dahinter und nicht die Zahlen.
Im Pareto-Prinzip steckt bestimmt mehr als ein Körnchen Wahrheit, doch ist es schwierig das Prinzip im Alltag wirklich anzuwenden, da man häufig nicht weiß, welches denn die 20 entscheidenden Prozent sind.
Auch das Pareto-Prinzip ist eher ein abstraktes Konzept, das dir hilft, dich ab und zu zu hinterfragen.
Das Parkinsonsche Gesetz
Dieses „Naturgesetz“ kennst du aus eigener Beobachtung: Wir brauchen nämlich immer genau die Zeit, die wir zur Verfügung haben. Oder: Wir halten Fristen immer punktgenau ein, nutzen sie also komplett aus.
Sehr schön ist das bei Meetings zu beobachten: Weshalb werden Meetings immer auf 60 Minuten angesetzt? Weil das der Kalender so vorgibt?
In jedem Fall werden dann auch diese 60 Minuten gebraucht, selbst wenn bereits nach 22 Minuten alle gewünschten Ergebnisse auf dem Tisch liegen.
Diese Gesetzmäßigkeit kannst du ausnutzen. Setz dir sportliche (aber nicht unrealistische) Zeitlimits. Nimm dir für eine Aufgabe nur 40 Minuten vor, wenn du normalerweise 60 Minuten dafür brauchst, oder setzt mal ein Meeting auf 25 Minuten an. Brich dann konsequent ab, wenn die Zeit um ist, damit du in die Gewohnheit kommst, effizienter und effektiver zu arbeiten (ohne zu hetzen!).
Das Parkinsonsche Gesetz entstand wohl aus Beobachtungen. Es soll uns helfen, effizienter zu arbeiten, ohne zu hetzen. Heutzutage schätzen wir aber häufig die benötigte Zeit viel zu optimistisch ein, da wir so viel zu tun haben, dass wir uns nicht länger Zeit nehmen können. Doch speziell für Meetings kann es durchaus nützlich sein, das Gesetz im Hinterkopf zu behalten.
Das Parkinsonsche Gesetz ist eher ein abstraktes Konzept, das hilft, Zeit zu sparen.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert ist eine Methode, um deinen Tag zu planen. ALPEN steht für:
- Aufgaben notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen (=Prioritäten setzen)
- Nachkontrolle
Du kannst dich jeden Morgen hinsetzen und diesen Schritten folgen, um deinen Tag relativ detailliert zu planen.
Obwohl ich mitten in den Alpen aufgewachsen bin, konnte ich mich nie mit der ALPEN-Methode anfreunden. Ich glaube, wir brauchen heutzutage flexiblere Formen der Planung. Die ALPEN-Methode hatte lange Zeit ihre Berechtigung, doch scheint sie mir heute zu starr und zu unflexibel zu sein.
Die ALPEN-Methode als Planungsmethode funktioniert dann, wenn du selten unterbrochen wirst und wenig Unvorhergesehenes auftritt.
Die ABC-Methode
Die ABC-Methode ist wohl so etwas wie der Ursprung des Zeitmanagements. Hier geht es nämlich darum, die Aufgaben nach Priorität zu sortieren. „A“ ist die höchste Priorität und du solltest dich möglichst oft um diese Aufgaben kümmern. „B“ ist die mittlere Priorität und „C“ die geringste.
Auch hier bin ich eher skeptisch. Ich frage mich, weshalb überhaupt „C“-Aufgaben auf meiner Liste stehen sollen, denn zu denen komme ich garantiert niemals, da der Nachschub an A- und B-Aufgaben unendlich ist.
Die Priorität einer Aufgabe bemisst sich außerdem immer im Verhältnis zu den anderen Aufgaben. So kann eine A-Aufgabe sehr schnell zu einer B- oder sogar C-Aufgabe werden, wenn plötzlich etwas noch Wichtigeres reinschneit.
Versuche ich jeden Tag, meine Aufgaben nach ABC zu sortieren, kann ich am Ende vermutlich wieder von vorne anfangen, weil sich 7 Aufgaben sowieso erledigt haben und 13 neue hinzugekommen sind.
Prioritäten nach dieser Art machen für mich Sinn, wenn es um die Tagesplanung geht, nämlich um die Frage „was ist heute wichtig?“. Ansonsten bringt so eine Priorisierung nicht viel Nutzen.
Die ABC-Methode ist ein verzweifelter Versuch, die Aufgabenliste irgendwie zu ordnen. Sie funktioniert in einer geschloßenen Welt, also wo keine neuen Aufgaben mehr hinzu kommen können. Wie beim Kofferpacken: Was muss überhaupt mit, was kommt unten in den Koffer usw.
Das war ein kurzer Überblick über viele bekannte Methoden im Zeitmanagement. In all diesen Ideen findest du bestimmt einige Inspirationen für dein persönliches Zeitmanagement.
Du kannst dich jetzt entweder mit allen Methoden beschäftigen und sie ausprobieren. Oder du nimmst die Abkürzung und vertraust einem bewährten System, das das Beste aus allen Methoden zusammennimmt und in logische Schritte gießt. Mein Focus Booster tut ganz genau das.
